Toegangsrechten medewerkers per status
Onderstaande tabel geeft een overzicht van toegangsrechten tot ICT-faciliteiten van medewerkers in functie van de contact status.
We onderscheiden daarbij de volgende statussen:
1. Komt in dienst
Wanneer?
Minder dan één maand voor datum in dienst op voorwaarde dat de input in de personeelsadministratie gebeurd is.
Rechten
De persoon kan zijn/haar account activeren.
Zodra activatie gebeurd is, is er toegang tot de UCLL-systemen waaronder:
- UCLL-mail;
- Toledo;
- Office 365;
- Intranet;
- Aanmelding op pc's;
- Betaalsysteem (zodra personeelskaart uitgereikt en actief);
- Toegangscontrole;
Indien de persoon recht heeft op een laptop kan deze ook uitgereikt worden (aanvraag aan ICT).
Idem voor gsm (aanvraag via aankoopdienst).
2. Actief in dienst
Wanneer?
Vanaf datum in dienst (startdatum contract).
Deze rechten blijven ook gelden bij detachering!
Rechten
Dezelfde rechten als bij status "komt in dienst" (zie hierboven).
3. Uit dienst
Wanneer?
De dag na einddatum laatste contract.
Rechten
Alle rechten vervallen vanaf de dag na de einddatum van het laatste contract.
Alle toestellen zoals laptops (incl accessoires zoals headset, scherm ed. ) dienen ingeleverd te worden bij de ICT dienst!
Er wordt automatisch een out-of-office bericht ingesteld.
Betaalsysteem
Als er nog een positief saldo' is op de persoonlijke beurs van het betaalsysteem, kan de personeelskaart nog 6 weken gebruikt worden voor betalingen aan automaten en in cafetaria's weliswaar zonder personeelskorting.
Het is uitzonderlijk mogelijk om een terugbetaling van het saldo van de persoonlijke beurs aan te vragen als het saldo minimaal 15 euro is (meer info).
Na een jaar worden nog openstaande saldo's geschonken aan de Moving-Minds Foundation.
Opmerkingen
De leidinggevende ontvangt twee weken vooraf een melding zodat indien nodig de nodige acties kunnen genomen worden om het inactief worden te vermijden.
De medewerker ontvangt één week vooraf een melding.
Uitzonderingen zijn mogelijk door:
- Een "overrule" datum te laten instellen door de personeelsdienst.
- Een externe account te creëren voor deze medewerker.
Deze uitzonderingen dienen aangevraagd en gemotiveerd te worden door de leidinggevende.
Als de persoon nog actief is in een andere associatie-instelling werkt het u-nummer en wachtwoord nog maar dit geeft geen toegang meer tot UCLL-systemen.
4. In (volledig) verlofstelsel
Wanneer?
De persoon neemt een verlofstel van het type AVP op voor de volledige tewerkstelling.
(dit geldt dus niet voor VVP of een gedeeltelijke AVP )
Rechten
Alle rechten vervallen vanaf de eerste dag dat het volledige verlofstelsel in gaat,
behalve:
- Toegang tot UCLL-mailbox en -adres via webmail;
- Online licenties van Office
- Personeelskaart blijft actief en kan gebruikt worden voor betalingen aan automaten en in cafetaria's (incl. kortingen in de restaurants);
- Samenaankoop
- Bibliotheek
Alle andere rechten vervallen dus.
Tevens dienen alle toestellen en accessoires ingeleverd te worden bij ICT.
Opmerkingen
Er worden op voorhand meldingen gestuurd naar medewerker en leidinggevende.
Uitzonderingen dienen aangevraagd en gemotiveerd te worden door de leidinggevende.
5. Op pensioen
Wanneer?
De pensioendatum van een persoon is bereikt (en de persoon was nog actief bij UCLL tot die datum).
Rechten
De account (u-nummer) blijft voorlopig actief en geeft toegang tot:
- Samenaankoop;
- UCLL-mail (enkel webmail).
- De personeelskaart blijft nog 6 weken actief en kan gebruikt worden voor betalingen aan automaten en in cafetaria's weliswaar zonder personeelskorting.
- Bibliotheek
Alle andere rechten vervallen dus!
Tevens dienen alle toestellen en accessoires ingeleverd te worden bij ICT.
Ook gsm's, sleutels en alle andere items van UCLL dienen ingeleverd te worden.
Het actief blijven van het account en de bijhorende toegangsrechten dienen jaarlijks bevestigd te worden door de betreffende persoon. Er wordt daartoe jaarlijks een herinnering met vraag tot bevestiging gestuurd via de UCLL-mail.
Opmerkingen
Uitzonderingen zijn mogelijk door:
- Een "overrule" datum te laten instellen door de personeelsdienst.
Deze uitzonderingen dienen aangevraagd te worden door de leidinggevende.